Sobat agile, sudahkah kamu mengetahui tentang bagaimana scrum framework didesain dan untuk apa? Kalau kamu sudah tahu, selamat! Itu artinya kamu paham benar tentang scrum, tapi kalau kamu belum tahu sepertinya artikel ini harus kamu baca sampai habis, ya.
Jangan sampai kita sudah merasa menggunakan scrum framework dalam keseharian pekerjaan kita, tapi ternyata praktek scrum yang kita lakukan bukan seperti yang didesain oleh para founding fathers-nya. Sehingga manfaat scrum tidak bisa kita rasakan dengan maksimal.
Scrum framework adalah salah satu metode agile yang paling hits dan banyak digunakan. Scrum bekerja dengan memberdayakan tim kecil dan lintas fungsi untuk memecahkan permasalahan atau menuju tujuan yang ingin dicapai.
Scrum paling sering digunakan untuk mengelola pengembangan perangkat lunak dan produk yang kompleks menggunakan praktik iteratif dan inkremental.
Bagaimana Scrum Bermula?
Ethan Soo, salah satu pelatih scrum professional paling berpengalaman dari Scrum Inc di wilayah Asia Pasifik, dalam webinar yang diadakan oleh Ekipa dan berkolaborasi dengan Scrum Inc. dan CI Agile pada hari Rabu, 10 Maret lalu menerangkan cerita tentang bagaimana scrum bermula.
Ia memutarkan video TEDx dengan pembicaranya adalah Jeff Sutherland, CEO dari Scrum Inc. dan Co-Creator Scrum. Ada cerita yang sangat menarik, apakah sobat agile ingin tahu?
Ceritanya dulu Jeff Sutherland pernah bekerja di Air Force Amerika Serikat, baginya bisa menikmati hari esok adalah nikmat yang sangat luar biasa. Kemudian ia minta dipindahkan ke Air Force Academy atau sekolah lagi.
Akhirnya ia bisa bekerja di University of Colorado School of Medicine selama 11 tahun. Selama 11 tahun itu ia berkutat dengan keahliannya membangun model super komputer untuk meneliti perkembangan sel manusia.
Model super komputer yang ia buat digunakan untuk menunjukkan bagaimana sel manusia bisa berkembang, melipat gandakan dirinya menjadi sel yang bersifat karsinogenik, bagaimana mengentikan laju sel karsinogenik dan cara menyembuhkannya.
Suatu ketika datang perusahaan bank besar yang menjalankan kurang lebih 150 bank di seluruh Amerika Utara.
“Kalian di universitas punya teknologi yang kita gunakan di bank. Kalian punya pengetahuannya dan tahu bahwa tidak ada uang. Namun, di bank kita punya banyak uang. Kalian perlu datang ke bank dan mengawinkan antara uang dan pengetahuan.”
Jeff pun akhirnya mendatangi pihak bank dan menemukan ratusan proyek yang dijalankan oleh pihak bank masih menggunakan Gantt Chart. Gantt Chart ini merupakan teknologi yang pernah dikenalkan pada tentara Amerika Serikat pada tahun 1910.
Nah, sayangnya teknologi tersebut tidak bekerja secara baik pada perang dunia pertama. Apa yang menyebabkan Gantt Chart ini tidak bekerja secara baik?
Alasannya adalah karena dalam Gantt Chart ini proyek diurutkan dan dibariskan sesuai dengan tanggal. Nah, apabila salah satu proyek tidak berjalan sesuai dengan tanggalnya maka proyek yang lain akan ikut tertunda.
Ketika proyek tertunda maka customer pun menjadi marah, manajer pun ikut marah sehingga memaksa developers untuk bekerja lebih ekstra lagi tiap malam dan weekend.
Melihat kondisi tersebut, Jeff pun bertemu dengan CEO dari perusahaan bank tersebut, “Bank ini lagi benar-benar kacau, jika kamu bisa memberiku unit bisnis paling buruk, aku akan memperbaikinya sebagaimana aku memperbaiki perusahaan L2.”
“Shuterland jika kamu ingin pusing dengan hal itu, silahkan ambil.” jawab CEO tersebut.
“Oke, setiap satu bulan aku akan memberikan laporan kepadamu dan pihak manajemen senior. Untuk sisa waktunya jangan campuri dulu unit yang aku kelola.”
Shuterland pun menjalankan perusahaan kecil dalam perusahaan bank tersebut layaknya startup. Shuterland membagi menjadi tim kecil seperti tim sales, marketing, finance, IT, dan lainnya.
Masing-masing anggota tim saling membuat backlog terkait apa yang akan dilakukan. Sehingga mereka mengambil tanggung jawabnya masing-masing dan menjadi self-organized.
Tahukah kamu apa yang terjadi? Hal yang mengejutkan pun terjadi dalam kurun waktu kurang dari enam bulan Shuterland mampu mengubah unit bisnis yang paling tidak menguntungkan menjadi unit bisnis yang sangat menguntungkan.
Untuk cerita lebih lengkap bisa kamu lihat dalam TEDx lengkap dari Jeff Shuterland yang berjudul ‘How to do twice as much in half time‘.
Apa yang bisa kamu ambil dari cerita tersebut?
Ethan Soo menjelaskan bahwa scrum sejatinya dibuat untuk deliver result atau memberikan hasil dan dampak bagi perusahaan. Jadi, scrum bukan hanya the way of working (cara kerja) atau work process (proses kerja), tapi membantu perusahaan memperoleh hasil bisa berupa keuntungan, biaya operasi yang lebih rendah dan lainnya.
Oleh karena itu, pada tahun 1983 dibuatlah tool-path solution untuk keseluruhan organisasi dan satunya untuk tim. Adanya dua tool-path solution ini memiliki tujuan agar bagaimana tim bisa hiperproduktif dan mendapatkan hasil yang terbaik.
Solusi dari tingkat tim berevolusi perlahan menjadi scrum framework seperti sekarang ini. Sedangkan solusi tingkat organisasi berevolusi menjadi scrum @scale framework.
Bagaimana Kondisi Scrum Framework Saat Ini?
Setelah kita mengetahui awal mula scrum didesain yakni untuk menyampaikan hasil, maka coba kita lihat pada proses scrum yang sudah kita jalani, apakah tujuannya sudah sama seperti scrum yang didesain Jeff Shuterland?
Mari kita lihat pada kondisi perusahaan sekarang ini. Katakanlah ada seorang agile coach yang datang ke perusahaanmu dan menawarkan scrum framework.
Perusahaan pun mulai melakukan transformasi agile. Apa yang terjadi ketika perusahaan memulai transformasi agile?
Mayoritas yang terjadi ketika perusahaan melakukan transformasi agile adalah mereka meng-install proses scrum ke dalam perusahaan dan membuat perusahaan bekerja secara agile.
Padahal sejatinya scrum tidak digunakan untuk hanya seperti itu. Scrum digunakan untuk deliver result. Nah, faktanya yang kemudian terjadi adalah perusahaan merasa sudah deliver result sebagaimana scrum, tapi sejatinya tidak.
Hal yang perlu diingat adalah scrum digunakan untuk deliver result bukan untuk install a process.
Bagaimana biasanya perusahaan meng-install proses? Biasanya yang terjadi adalah perusahaan sudah memiliki agile coach. Agile coach merupakan mereka yang dulunya adalah scrum master atau berada dalam scrum team dan belajar dengan giat tentang scrum sehingga mereka bisa dikatakan bagus dalam memimpin proses scrum.
Sebenarnya esensi dari agile coaching adalah membantu perusahaan untuk deliver the result. Bukan hanya tentang membawa proses yang agile ke dalam perusahaan.
Sekarang ini kita bisa lihat banyak kursus scrum bersertifikat yang diadakan oleh berbagai lembaga, tapi menurut Jeff kursus scrum yang ada saat ini belum sesuai dengan scrum framework yang ia desain.
Contoh kecilnya saja dari memilih scrum master, bagaimana kamu akan menjawab pertanyaan berikut ini:
- Bagaimana cara kamu memilih scrum master?
- Apa peran yang dimiliki oleh scrum master?
- Apa yang membuat orang cocok menjadi seorang scrum master?
Cobalah jawab tiga pertanyaan tersebut. Sekarang mari kita simak jawaban dari Jeff Shuterland.
Jeff ingin bahwa seorang scrum master berperan layaknya kapten sepak bola. Seorang kapten sepak bola yang terjun langsung bersama timnya di lapangan, bukan hanya sebagai kapten sambilan saja.
Analogi tersebut mengisyaratkan bahwa scrum master adalah orang yang benar-benar ikut turun ke proyek bersama tim dan saling bahu-membahu mencapai tujuan bersama.
Seorang scrum master juga perlu memiliki soft skill, tidak otoriter atau terlalu banyak memberikan komentar, mengetahui proses scrum, dan bisa memimpin tim menuju kesuksesan. Nah, itulah peran scrum master yang didefinisikan sebagai seorang kapten sepak bola.
Baca Juga: Apa itu agile dan bagaimana perusahaan bisa bertransformasi lebih cepat dan produktif dengannya.
Seperti Apa True Scrum Dibandingkan Scrum Saat Ini?
Dalam rangka mencapai tujuan untuk mendapatkan hasil (deliver the result) hal yang perlu kita lakukan adalah sebagai berikut:
- Tahu proses scrum, hal ini bisa dipelajari dengan mengikuti kursus scrum atau membaca scrum guides.
- Tahu cara menyesuaikan proses scrum (tune it).
- Tahu cara menjalankan proses scrum (run it).
- Lihat perkembangan proses tersebut dan lakukan iterasi.
Itulah hal yang perlu kita lakukan untuk memperoleh hasil seperti yang scrum inginkan.
Pada tingkat tim kita bisa menggunakan scrum framework sedangkan pada tingkat organisasi yang lebih luas lagi kita bisa menggunakan scrum @scale framework.
Analogi antara scrum dan scrum @scale ini ibarat komputer dan jaringan. Scrum diibaratkan sebagai komputer dan scrum @scale diibaratkan sebagai jaringan. Untuk menghasilkan performa yang maksimal maka diberlukan komputer yang cepat dan didukung jaringan yang kuat serta cepat pula.
Nah, untuk scrum @scale bagaimana pengaplikasian teori ini?
Berikut yang bisa perusahaan lakukan untuk menerapkan teori dari scrum @scale:
- Bentuklah beberapa scrum team yang bagus dan mampu deliver result.
- Beberapa scrum team tersebut bergabung bersama dan menjadi satu sistem yang lebih besar dengan sebutan scrum of scrum team.
- Koneksikan scrum of scrum team dengan pihak manajemen atas atau CTO.
Dengan adanya skema seperti itu maka latensi untuk mengambil keputusan menjadi come down. Apa artinya? Ketika scrum team punya masalah, merasa stuck dan mereka tidak punya cara untuk menyelesaikannya maka mereka bisa minta scrum of scrum team untuk membantu menyelesaikannya.
Namun, apabila scrum of scrum team juga tidak bisa maka minta ke bagian manajemen atas. Apabila bagian senior manajemen bisa memecahkan masalah maka mereka akan memberikan keputusan pada scrum team.
Sehingga latensi pengambilan keputusan menjadi indikator penting dari suksesnya sebuah projek. Itulah yang disebut scrum master cycle. Itulah scrum sebenarnya.
Baca juga: 5 Cara Praktis Kenalkan Scrum pada Development Team
Kesimpulan
Untuk memastikan apakah scrum framework yang sudah kamu dan perusahaan terapkan sudah sesuai yang didesain oleh Jeff Shuterland maka kamu bisa melihatnya apakah scrum tersebut berhasil untuk deliver result atau tidak.
Untuk kamu yang ingin belajar tentang scrum lebih dalam lagi bisa belajar lewat e-learning yang sudah Ekipa siapkan ya. Kamu bisa belajar tentang scrum framework lebih dalam lagi.
