Sobat Agile, akhir-akhir ini framework bekerja dengan menggunakan scrum menjadi sangat populer. Banyak perusahaan ingin mengadopsi framework scrum dan mengenalkannya pada development team, tapi bagaimana caranya?
Mengubah framework kerja bukanlah hal yang bisa dianggap mudah. Butuh adaptasi dan cara praktis untuk tim bisa menggunakan framework kerja yang baru.
Nah, untuk itulah artikel ini dihadirkan. Artikel ini akan memberikan best practice cara mengenalkan scrum kepada development team sesuai pengalaman dari Allan Fadlansyah, agile coach Ekipa.
Siapa itu Development Team?
Kalau mendengar kata development team, pasti yang terbayang di benak kita adalah para programmer. Eits, tunggu dulu, emang hanya programmer saja ya?
Ternyata yang dimaksud development team dalam scrum tidak terbatas pada seorang programmer saja, loh.
Lalu siapa saja yang dimaksud dengan development team? Allan Fadlansyah, seorang Agile Coach Ekipa, menjelaskan kalau development team adalah siapapun yang berkontribusi membantu tim untuk mencapai sprint goal yang sudah disepakati.
Jadi, tidak terbatas hanya pada programmer saja. Para designer, UX researcher, dan lainnya pun bisa disebut sebagai development team.
“Berdasarkan news scrum guide tahun 2021 yang baru saja di-update, istilah development team telah di-replace jargonnya sebagai developers.” ungkap Allan pada acara webinar “Boarding Development Team Into Scrum” yang diadakan Agile Circle Indonesia, The Startup Corporate, dan Ekipa pada hari Kamis, 8 April 2021 lalu.
Oke, jadi dalam pembahasan berikutnya kita akan mengganti istilah development team menjadi developers ya.
Apa yang Biasa Dilakukan Developers dalam Scrum Team?
Nah, apakah kamu penasaran sebenarnya apa yang dilakukan oleh para developers dalam scrum team?
Untuk menjawab rasa penasaran kamu, maka berikut tugas dan tanggung jawab developers dalam scrum team:
- Bertanggung jawab memberikan ide atau informasi saat sprint plan guna mencapai sprint goal yang sudah disepakati. Developers bisa saling berkolaborasi mengumpulkan cara dan ide untuk mengerjakan sprint backlog dalam rangka mencapai sprint goal.
- Saat awal sprint, developers mendefinisikan apa yang dimaksud dengan definition of done atau singkatnya parameter apakah sebuah task bisa dikatakan selesai atau belum.
- Developers harus bisa beradaptasi setiap harinya. Uniknya dengan menggunakan framework scrum ini adalah setiap hari seluruh anggota tim akan mengikuti event daily seperti daily stand up, daily hurdle, atau daily check ini. Intinya adalah mereka diminta untuk memberikan update satu sama lain terkait apa yang sudah dikerjakan dan apakah ada kendala yang dihadapi. Event daily ini biasanya berlangsung singkat kurang lebih selama 15 menit. Jadi, apabila ada sprint backlog yang tidak bisa dicapai maka bisa disesuaikan kembali. Pada akhirnya menjadikan developers tak terpaku hanya pada satu dokumen saja.
- Saling menghormati satu sama lain. Tak peduli senior maupun junior. Sekali sudah mengambil keputusan untuk komitmen pada satu sprint backlog, maka anggota developers yang lain perlu menghormatinya dan memberi kepercayaan padanya untuk menyelesaikan hingga akhir.
Nah, itulah empat hal yang biasa dilakukan oleh tim developers, sampai di sini sudah ada bayangankah?
Cara Mengenalkan Scrum Pada Developers
Sebelum kita berbicara tentang cara mengenalkan scrum pada developers. Yuk, kita lihat ke dalam kondisi tim kita.
Biasanya ketika kita akan memulai mengenalkan scrum, kita dihadapkan dengan dua kondisi tim, yakni:
- Tim yang anggotanya baru semua dan belum pernah berkolaborasi satu sama lain.
- Tim yang sudah lama berkolaborasi, tapi belum pernah menggunakan framework scrum sebelumnya.
Dua kondisi tim yang berbeda akan membuat titik mulainya berbeda. Kondisi tim pertama akan punya lima cara yang akan dijelaskan berikut ini.
Sedangkan kondisi tim kedua dimulai dari cara yang kedua pada penjelasan berikut ini.
Berikut ini cara praktis untuk memperkenalkan scrum pada developers.
- Membangun Kepercayaan Tim dengan 1 on 1 Session
Tak kenal maka tak sayang. Pernah dengar pernyataan tersebut? Bagaimana anggota tim akan saling percaya jika tidak saling mengenal satu sama lain.
Untuk itu cara pertama yang dilakukan untuk tim yang anggotanya baru semua adalah dengan saling mengenal satu sama lain. Hal yang biasa dilakukan Ekipa dan para agile coach adalah dengan melakukan 1 on 1 session atau singkatnya pertemuan tatap muka.
Tujuan dari 1 on 1 session ini adalah untuk membangun kepercayaan satu sama lain. Enaknya dengan 1 on 1 session, anggota tim bisa bercerita hal yang tidak bisa diceritakan ketika bersama tim.
Contohnya seperti masalah personal, pengembangan karir, ingin ikut training tertentu tapi sungkan berbicara di tim, dan masih banyak lagi.
Kelebihan dengan adanya 1 on 1 session adalah masalah menjadi lebih cepat ditemukan dan diatasi. - Kenalkan Tim dengan Scrum Pillars and Values
Untuk tim pertama setelah selesai saling mengenal dan membangun kepercayaan maka langkah selanjutnya adalah mengenalkan tim akan scrum pillars and values.
Untuk tim kedua, bisa langsung masuk ke cara yang ini. Dengan mengetahui pilar dan nilai dari scrum maka tim akan mengerti manfaat dari penerapan scrum.
Biasanya yang terjadi adalah orang-orang mengenalkan scrum secara menyeluruh baru mengenalkan scrum pillars and value. Nah, di cara ini kita akan mengubahnya dengan mengenalkan scrum pillars and value terlebih dahulu.
Mari kita cari tahu apa saja yang termasuk ke dalam scrum pillars dan scrum value.
Scrum Pillars
Terdapat tiga scrum pillars yaitu:
1. Transparansi. Enaknya bekerja di scrum team adalah semua anggota bisa mengetahui apa yang sedang dikerjakan oleh setiap anggota. Setiap anggota bisa memberikan feedback kepada anggota lainnya. Sehingga apabila ada hal yang perlu dibantu maka scrum team dapat segera memberikan bantuan.
2. Inspeksi. Inspeksi ini lawan katanya dari judgmental. Ketika ada anggota scrum team yang tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya maka akan ditanyai apa yang menjadi masalah dan bantuan apa yang dibutuhkan.
3. Adaptasi. Terkadang ada sprint backlog yang sudah tidak memiliki value sehingga scrum team sebaiknya bisa beradaptasi dengan mengganti sprint backlog lainnya.
Itulah 3 scrum pillars yang perlu dipahami terlebih dahulu oleh developers.
Scrum Values
Dalam scrum terdapat lima nilai yang perlu diterapkan dalam setiap event scrum. Adapun scrum values tersebut adalah sebagai berikut:
1. Keterbukaan (Openess). Keterbukaan membutuhkan kepercayaan. Dalam scrum segala sesuatu harus dilakukan secara transparan. Semua tim harus bisa melihat apa yang setiap individu lakukan sehingga bisa memberikan feedback.
2. Saling Menghormati Satu sama Lain (Respect). Respect adalah lawan dari judgmental. Apabila ada anggota tim yang tidak bisa mencapai goal-nya maka daripada judgmental lebih baik menghormati. Caranya dengan menanyakan apa masalahnya dan siap memberikan bantuan.
3. Memiliki Keberanian (Courage). Scrum team didorong untuk berani mengambil task pekerjaan dan bersedia menyelesaikannya sampai akhir.
4. Fokus pada Tujuan (Focus). Tujuan menggunakan framework scrum adalah kita bisa fokus pada apa yang menjadi prioritas. Sehingga apabila ada hal di luar prioritas maka bisa ditangguhkan terlebih dulu. Fokusnya adalah mengejar tujuan yang sudah dirancang pada awal sprint plan.
5. Komitmen pada Apa yang Dikerjakan (Commitment). Selain didorong untuk berani mengambil task pekerjaan yang akan menjadi fokusnya, maka komitmen menyelesaikan sampai akhir menjadi penting.
Itulah lima nilai dari scrum yang penting untuk dipahami oleh setiap tim. - Kenalkan Tim tentang Scrum Secara Menyeluruh
Setelah anggota tim dikenalkan dengan scrum pillars and value, kini saatnya tim dikenalkan dengan scrum secara menyeluruh.
Dalam scrum terdapat tiga komponen yang perlu untuk diketahui, yaitu:
1. Scrum Event yang terdiri dari sprint planning, daily sprint, sprint retrospective, dan sprint review.
2. Scrum Artefact yang terdiri dari product backlog, sprint backlog, dan increment.
3. Scrum Team yang terdiri dari product owner, scrum master, dan developers.
Itulah tiga komponen dalam scrum yang perlu kamu ketahui.
Baca Juga: 5 Cara Terbaik Memulai Penerapan Agile Untuk Pemula - Definisikan Value dari Tim
Cara keempat ini berkaitan erat dengan cara pertama yakni membangun kepercayaan antar tim. Penting untuk mengetahui apa yang menjadi value setiap anggota tim.
Misalkan ada anggota tim yang punya value tidak ingin diganggu ketika weekend.
Maka kita harus memahami itu. Ketahui setiap persona tim dan value apa yang dimiliki. Setelah itu ambil win-win solution dari value yang ada.
Value masing-masing anggota tidak hanya scrum master saja yang tahu. Tapi anggota lain perlu juga untuk mengetahuinya juga.
Dalam menentukan value ini ada sebuah analogi yakni analogi buffet. Siapa sih yang tidak suka makan dengan model buffet?
Makan dengan model buffet memungkinkan kita untuk makan apa yang kita suka dan mengambil takaran yang sesuai dengan kita.
Analogi ini bisa dimasukkan dalam pengenalan scrum ke developers. Jadi, di scrum lebih ditekankan untuk pull dibanding push.
Apa maksudnya? Pull memiliki maksud bahwa tim dipersilahkan untuk mengambil sendiri task pekerjaan yang sudah dirancang dalam sprint. Anggota tim tidak di-push atau dikomando untuk harus melakukan pekerjaan tertentu. - Best Practices
Cara kelima yang dikenalkan oleh Allan sesuai dengan pengalamannya menjadi agile coach adalah dengan mengajarkan teknik pomodoro.
Apa itu teknik pomodoro? Teknik pomodoro ini adalah salah satu teknik manajemen waktu sederhana.
Biasanya di sprint backlog akan ditentukan prioritas task yang akan dikerjakan. Nanti selama 25 menit tim akan fokus untuk bekerja dan benar-benar mematikan smartphone yang memberikan distraksi.
Ketika selesai waktu 25 menit maka tim bisa break sejenak selama lima menit, mereka bisa ke toilet, minum, pokoknya bangun dari laptop.
Apabila sudah selesai bisa ambil task lain, kalau belum bisa diselesaikan. Habis itu ambil longer break dengan melakukan aktivitas fisik agar energinya terisi kembali ketika bekerja.
Kesimpulan
Mengenalkan hal baru pada tim memang bukanlah hal yang mudah, tapi bukan berarti mustahil untuk dilakukan.
Kita hanya perlu waktu agar tim bisa memahami dan merasakan manfaat dari framework bekerja yang baru kita kenalkan.
Kunci dari cara mengenalkan scrum kepada development team atau developers adalah dengan mengenalkan manfaat apa yang akan diperoleh tim ketika menerapkan scrum.
Selamat mencoba menerapkan lima cara tadi, ya!
Kalau kamu masih bingung, kamu bisa mendalami tentang scrum ini melalui e-learn Ekipa, ya.
