Selama tahun 2020 saya telah terlibat dalam beberapa transformasi besar. Banyak organisasi mencoba untuk “menjadi modern” dengan mengadopsi cara kerja Agile dan berfokus pada solusi digital untuk melayani pelanggan dan juga berkolaborasi.
Di sebagian besar transformasi, kami fokus pada struktur yakni tim yang Agile, hierarki yang lebih sedikit, dan self-organization. Sistem kinerja dan perencanaan diubah menjadi tujuan umum dan OKR (Objective Key Result) dan bukan lagi menggunakan KPI. Namun, terkadang dikombinasikan dengan KPI. Kami melatih orang-orang untuk berpikir secara berbeda tentang pekerjaan mereka dan apa yang mereka harapkan dari pekerjaannya.
Hambatan Modernisasi Perusahaan
Sekalipun hal ini berdampak positif terhadap modernisasi perusahaan besar, tetapi ada satu ganjalan besar. Apa itu? Aturan jawabannya. Dalam beberapa transformasi yang melibatkan saya, para pemimpin dengan sengaja mencoba menghilangkan aturan dan birokrasi.
Apa pun yang menghalangi ketangkasan, kecepatan dan kebebasan, akan ditangani. Namun, sayangnya di sebagian besar organisasi, hal ini tidak berani disentuh oleh siapa pun. Kenapa? Karena tidak ada yang benar-benar mengerti mengapa aturan dibuat atau karena orang berasumsi bahwa aturan itu diperintahkan oleh pemerintahan sehingga tidak bisa “disentuh”. Tetapi jika kita menginginkan transformasi yang sesungguhnya, kita harus mengatasi birokrasi.
Di masa lalu, orang-orang percaya bahwa menjalankan organisasi besar berarti harus menciptakan sistem, lapisan manajemen, dan banyak aturan. Setiap kali terjadi kesalahan, artinya menambahkan kebijakan baru. Birokrasi pun menjadi sangat ketat dan orang tidak memiliki ruang untuk melakukan kesalahan sembari memberikan hasil yang dapat diprediksi.
Hari ini, kita semua berbicara tentang perubahan yang bergerak begitu cepat. Teknologi, corona, perjalanan, semuanya. Birokrasi yang besar itu lamban. Karenanya kami memulai transformasi yang akan menghasilkan organisasi modern, yang lebih baik dalam beradaptasi, mengatasi perubahan dan kecepatan.
Untuk mengilustrasikan masalah aturan, izinkan saya untuk membagikan kisah perjalanan saya baru-baru ini. Kita mengalami krisis Corona selama lebih dari 9 bulan. Kebanyakan maskapai penerbangan pasti memikirkan bagaimana cara bertahan hidup dan mengantarkan orang sambil memberikan perlindungan terhadap virus.
Saya melakukan check-in online dan memilih kursi saya, dengan asumsi maskapai penerbangan akan memberi saya kursi “aman”. Saya masuk ke pesawat dan melihat orang-orang di terminal, diperkirakan sekitar 30 orang akan naik ke pesawat.
Ketika berjalan ke dalam pesawat, saya melihat 4 baris orang dengan 4 orang di setiap baris (satu kursi kosong di antara kursi-kursi yang terisi, seperti yang mereka janjikan). Di belakang 4 baris tersebut, terdapat 20 baris kursi kosong. Kemudian 5-6 baris kursi lagi terisi.
Saya bertanya kepada para pramugari, “Apakah saya bisa duduk di kursi kosong pada baris tersebut?”
“Tidak Pak, kami punya protokol Corona sehingga tidak bisa.” jawab pramugari tersebut.
Saya mengingatkan mereka bahwa kunci untuk tetap aman adalah Social Distancing. Duduk di baris kosong akan memberikan jarak yang lebih aman daripada duduk di belakang seseorang dengan jarak setengah meter dan di samping seseorang yang berjarak satu meter.
“Sekali lagi maaf, Pak. Kami mengikuti aturan, maaf.” kata pramugari lagi.
Kebanyakan orang berpikir bahwa “Ini adalah sistem Hugo, jangan komplain.”
Sayangnya saya jadi gatal dihadapkan pada birokrasi yang tidak masuk akal ini. Ada dua alasan mengapa awak kabin tidak mengizinkan saya duduk di barisan kosong:
1. Mereka disuruh mengikuti peraturan yang dibuat oleh seseorang yang tidak berada di dalam pesawat.
2. Mereka telah diberitahu untuk tidak mengontekstualisasikan aturan atau membuat keputusan.
Tetapi ada hal yang lebih menakjubkan yang terjadi di sini yaitu sistem IT memiliki banyak potensi untuk menangani kasus ini. Tetapi tidak ada yang berpikir atau diizinkan untuk mengubah peraturan.
Katakanlah jika 25 orang check-in untuk penerbangan, apa sulitnya untuk memastikan bahwa setiap orang ditempatkan di baris kosong terlebih dahulu. Saat baris tersebut sudah terisi, barulah letakkan orang di baris lain dengan tetap memberikan satu kursi kosong di antaranya.
Saya lagi-lagi membayangkan maskapai penerbangan peduli dengan kesehatan saya (itu yang tertulis di box makan siang saya dari mereka). Namun, mengapa setelah sembilan bulan menghadapi situasi ini, sistem IT belum disesuaikan dan awak kabin tidak diizinkan untuk melakukan kontekstualisasi peraturan?
Bagian Tersulit dalam Perubahan
Saya sangat percaya pada organisasi yang Agile. Hapus lapisan manajemen yang tidak perlu. Berdayakan orang untuk membuat keputusan. Beri mereka lebih sedikit aturan dan lebih banyak konteks seperti contoh-contoh, cerita-cerita, dan bantuan pengambilan keputusan untuk melakukan apa yang tepat bagi pelanggan.
Jika sistem, aturan, dan kebijakan tidak melayani pelanggan, menghilangkan kreativitas, atau bertentangan dengan tujuan Anda maka kita perlu mengubahnya.
Begitulah jika kita ingin membuat organisasi kita lebih mudah beradaptasi dengan situasi terbaru. Jika kita ingin mendapatkan yang terbaik dari orang-orang kita dan berinovasi, jika kita tidak ingin dikalahkan oleh para startup yang tidak memiliki birokrasi.
Bagian tersulit di sini adalah kepemimpinan. Orang yang harus menghilangkan birokrasi adalah mereka yang akan kehilangan kendali dan kekuasaan dengan melakukannya.
Seperti yang dikatakan Gary Hamel:
Apakah mudah berperang dengan birokrasi? Tidak. Anda tidak dapat memberdayakan banyak orang tanpa melemahkan sedikit orang di antaranya dan sedikit orang tersebut tidak akan menyukainya. Memang, itulah salah satu alasan mengapa model birokrasi begitu sulit dihilangkan. Birokrasi memberikan kekuatan bagi sistem kasta organisasi. Seperti kita semua, CEO, VP, dan kepala departemen iri dengan hak prerogatif mereka. Mereka ingin mempercayai bahwa tidak mungkin mengelola tanpa hierarki manajemen, tetapi sebenarnya tidak.
Saat saya menulis ini, saya sedang duduk di sebuah pesawat dari maskapai penerbangan berbiaya rendah. Sistem IT tampaknya memiliki masalah yang sama. Tetapi awak kabin memperhatikan saya yang duduk di samping dua orang lainnya dan tidak ada kursi kosong di antara saya dan mereka. dan memindahkan saya dan beberapa orang lainnya ke baris kosong.
Sesungguhnya masih ada harapan.
Artikel asli ditulis oleh Hugo Messer
